Administrativ medarbejder til OPEN - hele Region Syddanmarks forskerstøtteenhed

BEMÆRK: Ansøgningsfristen er overskredet

Har du lyst til at arbejde med projektadministrative opgaver relateret til forskningsprojekter? Er du omhyggelig, nysgerrig og detaljeorienteret? Sætter du en ære i at udføre dine opgaver i høj kvalitet? Så er du måske vores nye kollega i OPEN.

OPEN Projektkoordinering & Administration I OPEN arbejder vi for at fremme og styrke den sundhedsvidenskabelige forskning i Region Syddanmark, og det er vores ambition at være Danmarks førende forskerstøtteenhed.

OPEN Projektkoordinering & Administration består af to teams. I Projektkoordineringen er ansat både projektkoordinatorer og administrative medarbejdere. Projektkoordinatorerne optager projekter og rådgiver forskere, særligt på det juridiske område. De administrative medarbejdere varetager blandt andet udfærdigelse af aftaler med forskerne og registreringer relateret til de projekter, som er optaget i OPEN. I det andet team, Administrationen, håndteres de mere overordnede administrative opgaver, her er opgaver relateret til OPENs økonomi, intern og ekstern kommunikation og HR forankret. I OPEN Projektkoordinering & Administration som helhed, sætter vi service i højsædet - det gælder både eksternt over for de forskere, vi assisterer, og internt i det daglige administrative arbejde.

Vi søger netop nu en kollega, der både skal fungere som HR-sekretær og varetage projektadministrative opgaver. Du vil derfor indgå i begge teams og være med til at binde OPEN Projektkoordinering & Administration sammen.

Det kommer du til at arbejde med

Dine opgaver vil bestå af både tilbagevendende opgaver, som skal løses månedligt samt løbende opgaver som kommer ”dumpende” og skal udføres her og nu. Ud over de hovedområder som beskrives nedenfor, vil der være både behov og mulighed for at løse yderligere administrative opgaver eksempelvis inden for ekstern kommunikation.

Projektadministrative opgaver:

De projektadministrative opgaver forventes at fylde mere end halvdelen af din tid, og du vil her arbejde tæt sammen med OPENs projektkoordinatorer. Du vil være den centrale person, som med grundighed og øje for kvalitet sikrer rettidig og korrekt udførelse af projektadministrative opgaver.

• Registrering af projekter i OPENs administrative systemer
• Udarbejdelse af aftaler i henhold til referater fra optagelsesmøder
• Journalisering af korrespondancer i ESDH-systemet Acadre
• Kontakt til forskere i forbindelse med opdatering og afslutning af projekter
• Engelsk opdatering/korrektur af skabeloner til licensaftaler og lignende

HR administrative opgaver: HR-opgaverne løser du generelt i samarbejde med OPENs ledergruppe og OPENs OUH lønkonsulent. Desuden er du medarbejdernes kontaktperson ved spørgsmål til blandt andet lønsedler og restferie.

• Registreringer i Region Syddanmarks system HosInfo
• Ansvarlig for OPENs HR-funktionspostkasse
• Oprettelse af stillingsopslag, indkaldelser til samtale, afgivelse af afslag via Talent Recruiter
• Udfærdigelse af introduktionsprogram til nye medarbejdere
• Oprettelse og godkendelse af it-brugeradgange
• Afdelingsnyhedsmail og Intranet redaktør
• Opgaver relateret til OPENs LMU (lokale medudvalg)

Fælles sekretariatsopgaver: Ud over de to specifikke arbejdsområder for den opslåede stilling, vil der også ligge en række andre fælles sekretariatsopgaver.

• Indkøb, bestilling af it-udstyr mv
• Besvarelse og fordeling af mails i/fra afdelingsmailboksen
• og andre ad hoc opgaver

Dine kompetencer For at lykkes i stillingen er det afgørende, at du er nysgerrig på tingenes sammenhæng, har blik for detaljen og arbejder med præcision. Vi forventer, at du er engageret, serviceminded og kvalitetsbevidst. Du har positiv energi og er hurtig til at sætte dig ind i nye områder. Opgaverne er komplekse, og vi lægger vægt på din evne til at tilegne og anvende ny viden, særligt relateret til forskningsjura og brug af specialsoftware, der benyttes i OPEN.

Vi har i OPEN høje forventninger til dine evner til at strukturere og selvstændigt følge op på opgaver.

Derudover skal du som minimum have følgende kompetencer:

• Stor erfaring med håndtering af administrative opgaver
• Skriftlige og mundtlige kommunikationsfærdigheder på højt niveau (dansk og engelsk)

Det er en fordel, men ikke et krav, at du også har kendskab til:

• Dokumenthåndteringssystemer for eksempel Acadre
• HR opgaver og registrering af fravær i lønsystemer
• Sundhedsområdet, gerne i relation til forskning

Vi tilbyder

En meningsfuld hverdag på en arbejdsplads i vækst, hvor du bliver en vigtig del af arbejdet med at forbedre den sundhedsvidenskabelige forskning i Region Syddanmark. En arbejdsplads, hvor du har indflydelse på, hvordan du strukturerer din arbejdsdag og løser dine opgaver. Fleksibel arbejdstid med mulighed for ugentlige hjemmearbejdsdage. Vi sørger selvfølgelig for en grundig sidemandsoplæring og du vil få et tilpasset introduktionsforløb, hvor du vil blive introduceret for afdelingens øvrige medarbejdere og deres arbejdsområder. OPEN tilbyder løbende kompetenceudvikling, så vi sammen sikrer, at dine kompetencer matcher dine opgaver og de fremtidige krav til OPENs udvikling. Kompetenceudvikling drøftes som udgangspunkt på den årlige medarbejderudviklingssamtale.

Om OPEN OPENs forskerstøtteenhed assisterer den sundhedsvidenskabelige forskning i hele Region Syddanmark, lige fra projektidé, administration og jura over databaser og dataindsamling, til datamanagement og statistisk analyse. OPENs mere end 50 faste medarbejdere servicerer over 1.700 forskningsprojekter og bedriver desuden egen forskning sammen med et netværk af associerede forskere.

Løn og ansættelsesvilkår Arbejdsstedet er OPEN, Odense Universitetshospital

• Fast fuldtidsstilling på 37 timer
• Løn i henhold til gældende overenskomst
• Tiltrædelse d. 1. november 2023 (eller tidligere).

Interesseret? Ring eller skriv til:
Funktionsleder Janni Brødbæk, tlf.: 2916 6730, mail: janni.broedbaek@rsyd.dk (ferie: 31.juli - 20. august)
Projektkoordinator Signe Beck Titlestad, tlf.: 2049 9680 , mail: signe.beck.titlestad@rsyd.dk (ferie: 31. juli - 6. august)
Økonomi- og administrativ medarbejder Karina Kornbech, tlf.: 2344 3447 mail: karina.kornbech@rsyd.dk (ferie: 31. juli - 14. august)
Du kan læse mere om OPEN på: OPEN - Open Patient data Explorative Network.

Din ansøgning Ansøgningsfristen er søndag d. 27. august 2022
1. samtaler afholdes tirsdag d. 5. september og onsdag d. 6. september
Eventuel 2. samtale afholdes tirsdag d. 12. september

INFORMATIONER OM STILLINGEN:

- Arbejdspladsen ligger i:

Kerteminde Kommune

-Virksomheden tilbyder:

Fastansættelse: fuldtid

-Arbejdsgiver:

Odense Universitets Hospital, J.B. Winsløws Vej 4, 5000 Odense C

-Ansøgning:

Ansøgningsfrist: 27-08-2023; - ansøgningsfristen er overskredet

Ved skriftlig henvendelse: https://candidate.hr-manager.net/ApplicationInit.aspx?cid=198&ProjectId=226036&DepartmentId=21872&MediaId=2511&SkipAdvertisement=true

Se mere her: https://job.jobnet.dk/CV/FindWork/Details/5879934